Een evenement organiseren, daar komt veel bij kijken. Er moeten veel verschillende dingen geregeld worden om er een succes van te maken. Allereerst begin je met het opstellen van een planning waarin alle belangrijke zaken die geregeld moeten worden, zijn opgenomen. Zo’n planning kan wel een jaar van tevoren starten. Zeker voor een groot evenement kun je niet twee maanden van tevoren met de voorbereidingen beginnen.
De belangrijkste zaken
Belangrijke zaken die geregeld moeten worden zijn het vinden van een geschikte locatie en het regelen van de vergunning. Voor een evenement dat in de openbare ruimte wordt georganiseerd is een vergunning nodig. Die vraag je aan bij de gemeente. Doe dit ruim op tijd, want het kan soms maanden duren voordat er een beslissing wordt genomen op de aanvraag. Zeker als er politie moet worden ingezet of een wegafsluiting moet worden geregeld moet de aanvraag zo vroeg mogelijk worden ingediend.
Een artiest laten optreden
Je kunt een artiest boeken om op te treden tijdens het evenement. Afhankelijk van de populariteit van de artiest van je keuze moet je dit ook ver van tevoren regelen. Een artiest die in de belangstelling staat is vaak al maanden van tevoren volgeboekt. Houd er rekening mee dat artiesten die heel populair zijn in hun contract altijd een clausule hebben dat ze op het laatste moment mogen afzeggen als ze bijvoorbeeld een optreden voor tv kunnen doen of een andere lucratieve klus. Daarnaast kan een artiest natuurlijk ook nog ziek worden. Wil je toch dat er iemand optreedt, houd dan een alternatief achter de hand, mocht er een kink in de kabel komen.
Wat doet het weer?
Het weer kan ook een flinke spelbreker zijn. Wil je er zeker van zijn dat het evenement kan doorgaan en vindt het in de open lucht plaats? Denk dan na over een alternatief als het weer roet in het eten gooit. Een grote tent kan een optie zijn of een binnen locatie. Grote tenten kun je huren, maar dit kan natuurlijk niet op het allerlaatste moment. Houd dus de weersvoorspellingen in de gaten. Een bui is misschien niet zo erg, maar een storm of een hevige regendepressie kunnen wel een flinke spelbreker zijn.
Toegangskaarten uitgeven
Naast bij Lukassen artiesten boeken moet je ook zorgen dat je weet hoeveel mensen er zullen komen. De beste optie daarvoor is toegangskaarten uitgeven. Ook als de toegang gratis is, is dit een prima idee. Zo weet je namelijk precies hoeveel mensen er zullen komen. Dit is immers ook van belang voor de catering en voor de veiligheid. Brandweer en politie stellen eisen aan hoeveel mensen er maximaal op een terrein mogen of in een binnen locatie. Op die manier kan het terrein snel en veilig worden ontruimd als er zich een noodsituatie voordoet. Een te druk bezocht evenement kan om die reden op last van de politie worden gestaakt.
